Управление на файлове и документи

Вашият екипен SmartShare Уеб сайт Ви осигурява лесен достъп до цялата налична документация по даден проект, безпроблемна работа с файлове и документи с познатите Ви инструменти и гарантирана защита на информацията.

• Библиотеки с файлове и документи
  • Вие можете да организирате документацията си в отделни библиотеки — така че по-лесно да намирате онова, което търсите и цялата налична информация да бъде достъпна за Вас по всяко време и от всяко място.
• Функцията check-in/check-out
  • Вашият екипен SmartShare Уеб сайт Ви позволява да “резервирате” даден документ, така че само Вие да имате право да работите над него. По този начин се гарантира, че в този момент само един член на екипа прави редакции по документа.
• Контрол върху версиите
  • Сайтът Ви дава възможност да съхраните копие на всяка версия на даден документ и информация за неговия създател или редактор, и безпроблемно да се върнете към по-стар вариант, ако решите, че направените промени са ненужни или неудачни.
• Известяване по електронна поща
  • При Ваше желание системата ще Ви уведомява на Вашата електронна поща за всяка промяна по даден документ, както и от кой е била извършена. От Вас зависи честотата, с която ще получавате известията — при всяка промяна, веднъж на ден или ежеседмично.
• Организиране на дискусия за даден документ — обсъждане и чат в реално време
  • Благодарение на SmartShare Уеб сайта Вие лесно ще можете да научавате мнението на членовете на екипа си за всеки документ, по който работите, като организирате различни обсъждания — в нарочна дискусия или в онлайн разговор.
• Ограничаване на достъпа до дадена библиотека или документ
  • Като администратор на сайта, Вие можете да контролирате достъпа на останалите потребители до отделни библиотеки или документи. По този начин ще гарантирате сигурността на информацията и ще бъдете уверени, че тя достига само до онези, за които е предназначена.
• Безпроблемна интеграция с MS Office
  • В работата си с документи ще използвате добре познатите Ви инструменти. Системата позволява лесно публикуване на документ, създаден с MS Word с команда от File менюто на програмата. Можете лесно да публикувате файлове, създадени с PowerPoint, например, и да ги редактирате направо през браузъра, при това с познатия Ви от съответната програма инструментариум. С едно щракване на мишката можете да прехвърляте съществуващите на сайта списъци с файлове и документи в Excel или Access и по този начин да гарантирате по-лесната им обработка.
• Работно пространство за документи
  • За всеки проект или всеки документ Вие можете да създадете отделно работно пространство, където безпроблемно да работите върху него заедно с останалите членове на екипа Ви, като се възползвате от всички предимства на SmartShare.
• Търсене
  • Системата Ви позволява пълнотекстово търсене в библиотеките и списъците на главния екипен сайт или в отделните под-сайтове.